Przejdź do treści strony WCAG

Zarządzenie Nr OR.120.27.2016 Burmistrza Białej z dnia 17-10-2016 w sprawie w sprawie zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Biała i jej jednostkach organizacyjnych

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 2016 r., poz. 446, zm. poz. 1579.) zarządza się, co następuje:

§ 1.  W związku z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 czerwca 2013 r. sygn. I FPS 1/13 oraz wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości UE z dnia 29 września 2015 r. w sprawie C-276/14, w celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku od towarów i usług (dalej: VAT) w Gminie Biała zwanej dalej „gminą” oraz jej jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej „jednostkami” ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.
§ 2.  Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują następujące jednostki:
1) Urząd Miejski w Białej – UM w Białej;
2) Ośrodek Pomocy Społecznej w Białej– OPS w Białej;
3) Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Białej – BOSS w Białej;
4) Zespół Szkolno – Przedszkolny w Białej – ZSP w Białej;
5) Zespół Szkolno – Przedszkolny w Łączniku – ZSP w Łączniku;
6) Publiczne Gimnazjum w Białej – PG w Białej.

§ 3. 1. Zobowiązuję dyrektorów/kierowników jednostek do następujących czynności:
1) identyfikacji i ustalania wielkości miesięcznych obrotów z podziałem na czynności opodatkowane VAT (z zastosowaniem odpowiedniej stawki VAT), zwolnione z opodatkowania VAT oraz niepodlegające opodatkowaniu VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego;
2) dokumentowania od miesiąca stycznia 2017 r. czynności podlegających ustawie o VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego poprzez wystawianie w zależności od przypadku i konieczności: faktur VAT, faktur VAT korygujących, not korygujących (z uwzględnieniem § 3 ust. 3, 4 i 5 niniejszego zarządzenia) oraz paragonów fiskalnych (dalej: łącznie: dokumenty VAT);
3) dokumentowania na podstawie upoważnienia udzielonego przez Burmistrza Białej, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia, od miesiąca stycznia 2017 r. w zależności od przypadku i konieczności notami księgowymi, rachunkami lub innymi dowodami księgowymi odpłatnych czynności niepodlegających ustawie o VAT, w tym w szczególności wszelkich odpłatnych czynności jednostek na rzecz Gminy, a także czynności dokonywanych pomiędzy samymi jednostkami (w tym przykładowo „odsprzedaży” tzw. mediów), przy czym nie powinny być one ujmowane w rejestrach sprzedaży danej jednostki (nie dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (w tym jej jednostki) inna gmina, powiat, województwo samorządowe taką transakcję należy zasadniczo udokumentować bowiem fakturą VAT oraz ująć w rejestrach sprzedaży);
4) prowadzenia miesięcznego rejestru sprzedaży podlegającej opodatkowaniu VAT począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. według ramowego wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia – dopuszcza się dokonywanie nieznacznych/technicznych zmian we wzorze, o ile nie są one niezgodne z przepisami prawa podatkowego;
5) prowadzenia miesięcznego rejestru zakupów podlegających odliczeniu VAT według ramowego wzoru stanowiącego załącznik nr 3 (dopuszcza się dokonywanie nieznacznych/technicznych zmian we wzorze, o ile nie są one niezgodne z przepisami prawa podatkowego), od momentu uzyskania od Gminy informacji, z jakich tytułów oraz według jakiej metodologii dana jednostka jest uprawniona do odliczania VAT naliczonego.

2. Umowy (związane z działalnością opodatkowana podatkiem VAT) zawierane przez jednostkę w imieniu i na rzecz Gminy powinny zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: pełną nazwę Gminy, jej adres i jej NIP oraz dane jednostki, jako podmiotu „reprezentującego” Gminę, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis dyrektora jednostki (nazwa jednostki) działającego z upoważnienia Burmistrza Białej w imieniu Gminy Biała. W przypadku umów zawartych przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia i nadal trwających, należy zwrócić się pisemnie do kontrahentów celem dostosowania zapisów takich umów do postanowień zarządzenia.
3. Ustala się, że nazwa podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży lub zakupu będzie wpisywana na dokumentach VAT następująco:
a) w zależności od przypadku sprzedawca lub nabywca: Gmina Biała, ul.Rynek 10, 48-210 Biała; NIP: 755 19 12 048

b) w zależności od przypadku adres do korespondencji/wystawca lub adres do korespondencji/odbiorca:.......................(pełna nazwa jednostki oraz adres siedziby danej jednostki).


4. Dokumenty VAT będą wystawiane przez jednostki na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego, przy spełnieniu odpowiednich wymogów w szczególności dotyczących momentu powstania obowiązku podatkowego, właściwych stawek VAT oraz z uwzględnieniem obowiązkowych elementów faktury VAT.
5. Na fakturach VAT dokumentujących sprzedaż jednostki należy podać jej własny numer rachunku bankowego do uiszczenia należności z tytułu transakcji.
6. W celu identyfikacji faktur VAT, dla każdej z jednostek określono zasady/wzory numeracji faktur VAT dokumentujących sprzedaż:
Numer kolejny w miesiącu / miesiąc / rok / nazwa skrócona jednostki

(tj. OPS, BOSS, ZSPB, ZSPŁ lub PG)

W razie konieczności dalszego podziału numeracji faktur zawsze należy jej numer złamać przez nazwę skróconą danej jednostki.


7. W celu identyfikacji faktur VAT w Urzędzie Miejskim w Białej określono zasady/wzory numeracji faktur VAT dokumentujących sprzedaż:
Numer kolejny w miesiącu / miesiąc / rok / nazwa skrócona referatu

(tj. GN, OR, FNGKZP,ZK)


§ 4.   W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę Biała VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuję dyrektorów jednostek do podjęcia następujących działań:
1) wyznaczenia w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od wejścia w życie niniejszego zarządzenia osoby odpowiedzialnej za prawidłowość rozliczeń VAT w jednostce i przekazania tych danych do Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Białej;
2) dostarczenia w formie papierowej (oraz dodatkowo w formie elektronicznej) rejestru sprzedaży oraz rejestru zakupów (w przypadku określonym w §3 ust. 1 pkt 5) do Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Białej w nieprzekraczalnym terminie do 7-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku dnia wolnego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień. Przedmiotowe rejestry muszą być podpisane przez dyrektora oraz wyznaczoną osobę, o której mowa w powyższym pkt 1). Kwoty wykazane w rejestrach powinny być w złotych i groszach, zobowiązuje się również do składania rejestrów „0”;
3) zapoznania się z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń wydanych przez Ministra Finansów w tym zakresie;
4) dokonania (w przypadku takiej konieczności) stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem VAT, w taki sposób, aby każdy miesiąc był możliwy do zweryfikowania pod względem rozliczeń podatku VAT drogą potwierdzenia sald z Gminą Biała.
W związku z powyższym należy do planów kont wprowadzić konto 241 „Rozliczenia między rejestrami”, które będzie pełnić funkcję rozliczeniową w zakresie podatku VAT poszczególnych jednostek z Gminą Biała. Raz w roku - na koniec roku, po przeprowadzeniu inwentaryzacji konta 241, salda (dwustronne) rozliczeń z tytułu VAT podlegać będą przeksięgowaniu na konto 800 „Fundusz jednostki”.

Zapłata bądź zwrot nadpłaty z tytułu rozliczeń podatku VAT z Urzędu Skarbowego odbywać się będą jedynie w Gminie Biała;


5) przechowywania zgodnie z przepisami prawa podatkowego kopii wystawionych przez daną jednostkę dokumentów VAT w zakresie dokonanej sprzedaży oraz oryginałów faktur VAT dokumentujących nabycie przez nią towarów i usług, a także ich niezwłoczne udostępnianie Referatowi Finansowemu Urzędu Gminy Biała na żądanie Gminy Biała,
6) przygotowywania na żądanie Gminy Biała pisemnych wyjaśnień dotyczących sporządzanych rejestrów sprzedaży i zakupu, wystawianych dokumentów VAT oraz innych kwestii związanych z rozliczaniem VAT, w tym dostarczania przez jednostkę potwierdzenia zapłaty należności wynikających z faktur VAT dokumentujących dokonane zakupy wykazane w jej rejestrach zakupów dla celów VAT;
7) kontaktu z Referatem Finansowym Urzędu Miejskiego w Białej w przypadku wątpliwości związanych z rozliczaniem VAT, względnie z kancelarią prawniczą wskazaną przez Gminę.

§ 5.   W razie konieczności stosowania kas rejestrujących (stosownie do przepisów prawa podatkowego), w przypadku ich posiadania lub też odpowiednio po ich nabyciu, należy zweryfikować poprawność dokumentów generowanych przez te kasy oraz stosować je zgodnie z przepisami prawa podatkowego, w szczególności mając na uwadze przepisy dotyczące obowiązku wydawania paragonu fiskalnego, sporządzania raportów fiskalnych, stosowania oznaczeń literowych do przyporządkowania stawki VAT, przechowywania kopii dokumentów fiskalnych, dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego oraz serwisu kas.
§ 6.   Agregacja danych zawartych w rejestrach zakupu i sprzedaży dostarczonych przez jednostki oraz Gminę Biała następować będzie w zbiorczym rejestrze zakupu i sprzedaży w Referacie Finansowym Urzędu Miejskiego w Białej przez pracownika zajmującego się rozliczaniem VAT i sporządzaniem deklaracji VAT-7 dla Gminy Biała. Pracownik ten odpowiedzialny będzie za sporządzenie jednolitego pliku kontrolnego.
§ 7.   Zobowiązuje się dyrektorów jednostek oraz podległych mu osób do ścisłego przestrzegania postanowień niniejszego zarządzenia, jako jednego z elementów polityki rachunkowości w Gminie Biała oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.
§ 8.   Wykonanie zarządzenia powierza się dyrektorom/kierownikom, wyznaczonym osobom, o których mowa w §4 pkt 1) i pracownikom jednostek budżetowych, kierownikowi Referatu Finansowego oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Białej. Nadzór nad wykonaniem powierza się Skarbnikowi Gminy Biała.
§ 9.   Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Burmistrz Białej

Edward Plicko

 

PDF   Zarządzenie Nr OR.120.27.2016 Burmistrza Białej z dnia 17-10-2016 w sprawie w sprawie zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Biała i jej jednostkach organizacyjnych.pdf