Zarządzenie Nr OR.120.29.2017 Burmistrza Białej z dnia 29-12-2017 w sprawie zasad odbywania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Miejskiego w Białej
Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 2017 r., poz. 1875) w związku z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167), zarządza się, co następuje:
Rozdział 1.Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Podróżą służbową jest wykonanie przez pracownika Urzędu Miejskiego w Białej, zwanego dalej Urzędem, zadania służbowego określonego przez Burmistrza Białej lub osobę upoważnioną poza siedzibą pracodawcy w terminie i w miejscu określonym w „Poleceniu wyjazdu służbowego”.
2. O potrzebie i celowości podróży służbowej decyduje Burmistrz Białej lub osoba upoważniona.
3. Podstawą formalną do odbycia podróży służbowej krajowej lub zagranicznej jest „Polecenie wyjazdu służbowego” przygotowane przez Sekretariat Urzędu Miejskiego w Białej i zarejestrowane w prowadzonym na tym stanowisku „Rejestrze poleceń wyjazdu służbowego”.
4. Polecenia krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych podpisuje:
1) Burmistrzowi Białej - Sekretarz Gminy lub w przypadku jego nieobecności Kierownik Referatu Organizacyjnego;
2) pracownikom Urzędu - Burmistrz Białej, Sekretarz Gminy lub osoba upoważniona, zwane dalej „osobami upoważnionymi”.
5. Podróży służbowej nie stanowią dojazdy pracownika do miejsca świadczenia pracy określonego w umowie o pracę lub innym tytule prawnym świadczenia pracy i na pracowniku ciąży obowiązek ponoszenia związanych z tym kosztów.
§ 2. 1. Dokument „Polecenie wyjazdu służbowego” służy do:
1) pobrania i rozliczenia zaliczki;
2) stwierdzenia wykonania podróży służbowej;
3) rozliczenia kosztów podróży;
4) zaliczenia kosztów podróży do odpowiednich kosztów.
2. Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest miejscowość siedziby pracodawcy, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz Białej lub osoba upoważniona może wyrazić zgodę na rozpoczęcie lub zakończenie podróży służbowej z/do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika.
§ 3. 1. Na wniosek pracownika może być dokonana zaliczka na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej. W celu otrzymania zaliczki pracownik składa wniosek (dolna część „Polecenia wyjazdu służbowego”), który zatwierdzany jest do wypłaty przez Burmistrza Białej lub osobę upoważnioną oraz Skarbnika gminy lub osobę przez niego upoważnioną.
2. Pracownik potwierdza podpisem odbiór zaliczki, zobowiązuje się do jej terminowego rozliczenia tj. 14 dni po zakończeniu podróży służbowej i upoważnia do potrącenia kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia (w przypadku nie rozliczenia zaliczki w terminie).
Rozdział 2.Środek transportu i koszty przejazdu w podróży służbowej
§ 4. 1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa w „Poleceniu wyjazdu służbowego” Burmistrz Białej lub osoba upoważniona.
2. Podstawowymi środkami transportu do odbycia podróży służbowej krajowej są środki komunikacji publicznej drogowej i kolejowej w klasie drugiej.
3. Na wniosek pracownika, Burmistrz Białej lub osoba upoważniona może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy lub innych środkiem transportu oraz inną klasą.
4. Burmistrz Białej lub osoba upoważniona określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem.
5. We wniosku o wyrażenie zgody na wyjazd służbowy pracownik korzystający z samochodu niebędącego własnością pracodawcy jest zobowiązany dokładnie określić rodzaj pojazdu, markę, pojemność silnika i numer rejestracyjny oraz przedstawić opis trasy z określeniem ilości faktycznie przejechanych kilometrów oraz oświadczenie, że samochód posiada ważny przegląd techniczny oraz ubezpieczenie OC. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
6. Podróż służbowa samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy powinna odbywać się najkrótszą trasą, której bez uzasadnionych powodów nie należy wydłużać (z wyłączeniem np. objazdów, remontów dróg).
7. Ustala się wykaz ilości kilometrów dla podróży służbowych z Białej do miejscowości położonych w gminie Biała oraz miasta powiatowego i wojewódzkiego oraz wybranych innych miast wg których należy dokonywać rozliczeń podróży służbowych, zgodnie z załącznikiem nr 2 do zarządzenia. Dla pozostałych miejscowości przyjmuje się odległości określone wg portalu internetowym . Odległości przyjmuje się w pełnych kilometrach, z uwzględnieniem reguły, że od 0,5 km i powyżej zaokrągla się w górę, poniżej 0,5 km w dół. 8. Określenie w „Poleceniu wyjazdu służbowego" ilości faktycznie przejechanych kilometrów ma charakter oświadczenia, co podlega weryfikacji przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego, o którym mowa w § 10 zarządzenia. Weryfikacja ilości przejechanych kilometrów odbywać się będzie na podstawie map dostępnych na portalu internetowym 9. W przypadku wykazania innej ilości kilometrów niż określonych w załączniku nr 2 do zarządzenia rozliczeniu podlegają jedynie kilometry określone w zarządzeniu.
10. W przypadku, gdy podróż służbową odbywa kilka osób jednym samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, koszty przejazdu rozlicza tylko jedna osoba tj. dysponent pojazdu. Pozostałe osoby podróżujące tym samym samochodem, w poleceniu wyjazdu służbowego mogą rozliczać wyłącznie koszty nie związane z przejazdem.
11. Osobom nie będącym dysponentem pojazdu, o którym mowa w ust. 3, w „Poleceniu wyjazdu służbowego” w miejscu przeznaczonym na określenie rodzaju środka transportu należy umieścić adnotację: "przejazd z pracownikiem: imię i nazwisko lub samochód z polecenia wyjazdu służbowego nr ...".
§ 5. 1. Rozliczenie kosztów podróży służbowej odbywa się na druku „Polecenia wyjazdu służbowego" w rubrykach „Rachunek kosztów podróży”, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. W przypadku większej ilości wyjazdów (np. zebrania wiejskie) do druku „Podróże służbowe” dołączyć można zestawienie podróży służbowych wskazując poszczególne wyjazdy w poszczególnych dniach.
3. Z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju pracownikowi przysługuje:
1) dieta;
2) zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
4. Zwrot kosztów przejazdu w czasie krajowej podróży służbowej obejmuje cenę biletu środka transportu określonego w „Poleceniu wyjazdu służbowego" łącznie z ceną biletu upoważniającego do miejsca rezerwowanego, dodatkowymi opłatami z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
5. Pracownikowi udającemu się w podróż samochodem niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr ustaloną przez Burmistrza Białej odrębnym zarządzeniem.
6. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową krajową przysługuje zwrot poniesionych innych niezbędnych wydatków związanych bezpośrednio z podróżą (opłaty za bagaż, przejazd płatnymi drogami lub autostradami, postój w strefie płatnego parkowania) określonych lub uznanych przez Burmistrza Białej lub osobę upoważnioną.
6. Pracownik może w uzasadnionym przypadku na własną odpowiedzialność dokonać zmiany środka transportu na inny niż określony w planie podróży. W takim przypadku składa wraz z rozliczeniem kosztów podróży stosowne oświadczenia, stanowiące załącznik nr 3 do zarządzenia. Należny zwrot kosztów przejazdu nie może wówczas przewyższać obowiązującej ceny biletu na przejazd zaleconym środkiem transportu.
7. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku użytkowania przez pracownika samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych podczas wykonywania podróży służbowej.
Rozdział 3.Diety i ryczałty
§ 6. 1. Dieta w czasie krajowej podróży służbowej przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia.
2. Dieta w czasie podróży zagranicznej przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
3. Pracownikowi udającemu się w krajową lub zagraniczną podróż służbową przysługuje dieta w wysokości i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
4. Dieta na obszarze kraju nie przysługuje pracownikowi:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;
2) w przypadku zapewnienia pracownikowi bezpłatnego wyżywienia.
§ 7. Zwrot kosztów noclegu i ryczałt przysługują pracownikowi zgodnie z zasadami określonymi w § 8 i § 9 rozporządzenia, o którym mowa w ust. 3. Rozdział 4.Dokumentowanie rozliczenia kosztów podróży służbowej
§ 8. 1. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik ma obowiązek załączyć dokumenty, w szczególności rachunki i faktury, bilety, paragony itp. potwierdzające poszczególne wydatki, poza wydatkami dotyczącymi diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
2. Do rozliczenia diety podróży krajowej należy dołączyć dokument potwierdzający, czy pracownik korzystał z wyżywienia (m.in. oferta szkolenia, harmonogram szkolenia, posiłek hotelowy - oferta hotelu) lub w przypadku braku wypełnić oświadczenie według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
3. Do rozliczenia diety podróży zagranicznej należy dołączyć dokument potwierdzający, czy pracownik korzystał z wyżywienia (m.in. oferta szkolenia, spotkania, harmonogram wizyty itp.) oraz zamieścić adnotację o godzinie przekraczania granicy lub w przypadku braku wypełnić oświadczenie według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
4. W przypadku, gdy do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik nie załączy biletów dokumentujących koszty dojazdu, za podstawę zwrotu kosztów przyjmuje się koszt dojazdu środkami komunikacji publicznej według aktualnie obowiązującego cennika. Fakt braku biletu delegowany pracownik winien potwierdzić w stosownym oświadczenie według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
5. Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia kosztów podróży służbowej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej.
§ 9. 1. Pracownik w „Poleceniu wyjazdu służbowego” wypełnia następujące rubryki rozliczenia kosztów podróży:
1) miejscowość, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu, środek transportu;
2) koszty przejazdu;
3) noclegi wg rachunków;
4) inne wydatki wg załączników.
2. Korekty zapisów w dowodzie „Polecenia wyjazdu służbowego” dokonuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości, tj. poprzez skreślenie błędnego zapisu, umieszczenie daty i parafki osoby dokonującej korekty.
3. Złożenie rozliczenia i prawdziwość danych dotyczących kosztów podróży służbowej pracownik potwierdza datą i własnoręcznym podpisem w rubryce „niniejszy rachunek przedkładam”, w terminie określonym w § 8 ust.5.
4. Za prawidłowe i terminowe rozliczenia podróży służbowej odpowiedzialny jest pracownik.
5. Należność z tytułu podróży służbowej jest wypłacana gotówką w kasie Urzędu Miejskiego w Białej lub przekazywana na imienny rachunek bankowy pracownika.
§ 10. 1. Wykonanie „Polecenia wyjazdu służbowego” stwierdza i podpisuje pod względem merytorycznym pracownik Referatu Organizacyjnego.
2. Odpowiedzialność merytoryczna pracownika, o którym mowa w ust. 1 oznacza, że dokonano kontroli pod względem legalności, gospodarności i celowości, w tym m.in.:
1) podróż służbową wykonano zgodne z poleceniem;
2) wskazane kilometry zgodne są ze stanem faktycznym;
3) „Polecenie wyjazdu służbowego" złożone zostało w terminie;
4) nie wnosi się uwag do oświadczenia, o którym mowa w § 8 ust. 4 zarządzenia.
3. Sprawdzenia „Polecenia wyjazdu służbowego” pod względem formalno-rachunkowym dokonuje pracownik Referatu Finansowego.
4. Pracownik Referatu Finansowego odpowiada za:
1) prawidłowe wyliczenie diet i ryczałtu należnych pracownikowi za podróż służbową, wyliczenia dokonuje się na podstawie złożonych dokumentów lub oświadczeń pracownika;
2) wskazanie odpowiedniej klasyfikacji budżetowej;
3) potwierdzenie, że wydatek mieści się w planie finansowym jednostki;
4) wypłatę należności pracownikowi w terminie 14 dni od przedłożenia rozliczenia „Polecenia wyjazdu służbowego”.
5. Sprawdzenie dokumentu pod względem formalno-rachunkowym oznacza m.in., że dokument nie zawiera błędów rachunkowych.
6. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje Burmistrz Białej i Skarbnik Gminy Biała lub w ich zastępstwie osoby wykazane w odrębnym zarządzeniu.
Rozdział 5.Postanowienia końcowe
§ 11. W przypadku podroży służbowej poza granice kraju, do chwili przekroczenia granicy polskiej albo do chwili startu samolotu w drodze za granicę mają zastosowanie zasady dotyczące sposobu rozliczania podróży krajowych. § 12. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się każdorazowo aktualne przepisy rozporządzeń regulujących zasady odbywania podróży służbowych na obszarze kraju i za granicą przez pracowników zatrudnionych w samorządowej jednostce sfery budżetowej. § 13. Niniejsze zarządzenie oraz przestrzeganie w pełni zawartych w nim postanowień obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu. § 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.
Zarządzenie Nr OR.120.29.2017 Burmistrza Białej z dnia 29-12-2017 w sprawie zasad odbywania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Miejskiego w Białej.pdf (488,02KB)