Referat Organizacyjny

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:

1. organizowanie kontaktów Burmistrza  z różnymi podmiotami oraz mieszkańcami;
2. prowadzenie obsługi sekretariatu Burmistrza;
3. obsługa spotkań , narad organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę;
4. prowadzenie sekretariatu Urzędu - przyjmowanie, rozdzielanie korespondencji oraz prowadzenie ewidencji wpływającej korespondencji do Urzędu;
5. wprowadzanie( poprzez skanowanie dokumentów) korespondencji do elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie;
6. prowadzenie rejestru oraz zbioru przepisów gminnych;
7. prowadzenie rejestrów oraz zbiorów zarządzeń Burmistrza jako organu wykonawczego gminy oraz jako kierownika urzędu;
8. prowadzenie całości spraw związanych z obsługą Rady Miejskiej;
9. wykonywanie zadań kancelaryjno-biurowych w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady Miejskiej;
10. opracowywanie projektów planów pracy Rady Miejskiej oraz  współpraca z komisjami Rady przy opracowywaniu swych planów pracy;
11. prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwianiem interpelacji i wniosków radnych, wniosków komisji;
12. przygotowywanie i obsługa spotkań radnych  z wyborcami;
13. prowadzenie obsługi  zebrań wiejskich, spotkań z sołtysami;
14. wykonywanie czynności związanych z współdziałaniem Rady i jej organów z organizacjami społecznymi, politycznymi i samorządowymi;
15. obsługa dyżurów radnych;
16. współudział w wykonywaniu zadań związanych z wyborami do Sejmu i senatu, Prezydenta RP, samorządowymi oraz przeprowadzania referendum , zgodnie  z  ordynacjami wyborczymi;
17. prowadzenie całości spraw osobowo-kadrowych pracowników Urzędu  oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy :Ośrodka Pomocy Społecznej w Białej, Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Białej, Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury Sportu Turystyki i Rekreacji w Białej;
18. prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych oraz ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu;
19. prowadzenie ewidencji czasu pracy i rozliczanie czasu pracy pracowników;
20. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu;
21. prowadzenie spraw osobowo-kadrowych pracowników zatrudnionych na pracach interwencyjnych oraz  pracach społecznie-użytecznych;
22. prowadzenie  gospodarki środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenia mienia Urzędu;
23. zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele biurowe;
24. zapewnienie obsługi urządzeń łączności;
25. koordynowanie spraw związanych z funkcjonowaniem w urzędzie systemu alarmowego antywłamaniowego
26. prowadzenie prenumeraty prasy i czasopism, wydawnictw, Dzienników Ustaw Monitorów Polski, Dzienników Urzędowych Województwa Opolskiego;
27. zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, prowadzenie rejestru pieczęci;
28. realizacja oraz egzekwowanie ustaleń wprowadzonych Regulaminem Pracy a należących do zakresu spraw Referatu;
29. prowadzenie aktualizacji materiałów informacyjnych dla potrzeb Urzędu oraz tablic urzędowych i informacyjnych;
30. prowadzenie nadzoru nad pracownikami obsługi tut. Urzędu;
31. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach biurowych;
32. zabezpieczenie mienia oraz organizacja ochrony budynku;
33. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem p.poż. i sprawami bhp w Urzędzie oraz  przestrzeganiem przepisów bhp w  odniesieniu do pracowników-ścisła współpraca w tym zakresie z  osobą wykonująca  zadania służby bhp w tut. Urzędzie;
34. nadzór nad remontami, konserwacjami przeglądami technicznymi, pomiarami z zakresu bhp  prowadzonymi  na terenie budynku Urzędu;
35. prowadzenie rejestrów , dokumentacji  wypadków przy pracy;
36. prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem rozmów telefonicznych;
37. prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz  nadzór nad terminowym ich załatwianiem;
38. przeprowadzanie przesłuchań  świadków w celu udokumentowania okresów zatrudnienia w gospodarstwie rolnym, zakładzie pracy oraz prac przymusowych;
39. wydawanie zaświadczeń o okresach pracy w gospodarstwie rolnym wliczanych do pracowniczego stażu pracy, przyjmowanie zeznań świadków do udowodnienia okresów pracy;
40. prowadzenie rejestru upoważnień wydawanych dla pracowników;
41. prowadzenie rejestru umów cywilno-prawnych zawieranych w Urzędzie;
42. prowadzenie ewidencji aktów normatywnych i  przekazywanie ich pracownikom celem realizacji  przepisów;
43. prowadzenie kancelarii dokumentów   o klauzuli „zastrzeżone”- przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie na stanowiska pracy;
44. prowadzenie  Rejestru  instytucji kultury w Gminie Biała;
45. prowadzenie nadzoru nad wydatkowanymi środkami finansowymi przez Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury Sportu Turystyki i Rekreacji w Białej;
46. prowadzenie spraw odznaczeń i wyróżnień;
47. prowadzenie archiwum zakładowego;
48. prowadzenie biblioteki Urzędu;
49. prowadzenie centralnego rejestru wpływających do Urzędu wniosków o udostępnianie danych osobowych i przekazywanie wniosków na poszczególne stanowiska pracy;
50. przestrzeganie procedury związanej z ustawą o zamówieniach publicznych;
51. umieszczanie informacji na stronie BIP Urzędu;
52. realizowanie postanowień  ustawy o dostępie do informacji publicznej;