Ewidencje, rejestry, archiwa

Ewidencje i rejestry

Sekretarz Gminy, pokój nr 17:

1. Ewidencja osób zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych
2. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
3. Ewidencja osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych

Referat Organizacyjny, pokój nr 13 i  17:

1. Rejestr zarządzeń burmistrza jako organu gminy
2. Rejestr zarządzeń burmistrza jako kierownika Urzędu
3. Rejestr pracowników
4. Rejestr wypadków przy pracy
5. Ewidencja czasu pracy
6. Rejestr pracowników uczestniczących w szkoleniach
7. Ewidencja wyjść służbowych
8. Ewidencja wyjść prywatnych w godzinach pracy
9. Rejestr skarg i wniosków
10. Rejestr  wydawanych upoważnień i pełnomocnictw
11. Rejestr umów cywilnoprawnych
12. Rejestr umów- zleceń
13. Rejestr instytucji kultury
14. Rejestr wniosków o udostępnienie danych osobowych
15. Rejestr interpelacji i wniosków radnych
16. Rejestr uchwał Rady Miejskiej
17. Rejestr prawa miejscowego
18. Rejestr wniosków komisji Rady Miejskiej

Referat Spraw Obywatelskich, pokój nr 14:

1. Ewidencja ludności
2. Stały rejestr wyborców
3. Ewidencja wydanych i utraconych dowodów osobistych
4. Rejestr kopert dowodowych
5. Rejestr przedpoborowych
6. Rejestr poborowych
7. Rejestr świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności

Urząd Stanu Cywilnego, pokój nr 11:

1. Rejestr urodzeń
2. Rejestr małżeństw
3. Rejestr zgonów
4. Rejestr decyzji administracyjnych w sprawach zmian imion i nazwisk
5. Rejestr przyjętych zapewnień do ślubu
6. Rejestr wydawanych i przyjętych zaświadczeń do ślubu konkordatowego

Referat finansowy, pokój  nr 4, 6, 15, 16 18, 19:

1. Rejestr podatników podatków i opłat lokalnych
2. Rejestr  przypisów i odpisów
3. Rejestr zaświadczeń „DE MINIMIS”
4. Wykaz podatników korzystających z ulg, umorzeń bądź rozłożenia na raty podatków i opłat lokalnych
5. Wykazy osób prawnych i fizycznych, którym udzielono pomocy publicznej
6. Rejestr zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe
7. Ewidencja dochodów i wydatków budżetowych
8. Ewidencja sprzedaży-VAT
9. Ewidencja upomnień
10. Ewidencja wystawionych tytułów wykonawczych
11. Rejestr ubezpieczonych i raporty imienne pracowników RCA
12. Ewidencja działalności gospodarczej
13. Ewidencja zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych
14. Ewidencja innych obiektów w których świadczone są usługi hotelarskie

Referat Gospodarki Komunalnej i Zamówień Publicznych, pokój nr 2, 3, 6:

1. Ewidencja umów na odbiór odpadów komunalnych
2. Ewidencja przydomowych oczyszczalni ścieków
3. Ewidencja zbiorników bezodpływowych
4. Ewidencja zezwoleń na wycinkę drzew i krzewów
5. Rejestr planów miejscowych
6. Rejestr decyzji o warunkach zabudowy
7. Rejestr wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego po znaczeniu powiatowym i gminnym
8. Rejestr zaświadczeń wydanych na podstawie planu zagospodarowania przestrzennego
9. Rejestr decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego
10. Rejestr decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia
11. Publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie
12. Ewidencja dróg i mostów
13. Gminna ewidencja zabytków
14. Ewidencja  przyznanych dodatków mieszkaniowych
15. Ewidencja budynków komunalnych
16. Ewidencja umów najmu na lokale mieszkalne
17. Ewidencja umów najmu na lokale użytkowe

Samodzielne Stanowisko do spraw Oświaty, Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Białej, ul. Tysiąclecia 16:

1. Ewidencja szkół i placówek niepublicznych
2. System Informacji Oświatowej
3. Rejestr zaświadczeń komisji egzaminacyjnych o zdaniu egzaminu na stopień nauczyciela mianowanego

Samodzielne Stanowisko do spraw Gospodarki Nieruchomościami, pokój nr 5:

1. Rejestr umów dzierżawy gruntów komunalnych

Samodzielne Stanowisko do spraw Informatyki:

1. Ewidencja programów i licencji  komputerowych

Archiwa

Archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego:

Prowadzeniem archiwum zakładowego zajmuje się Referat Organizacyjny.
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm) akta spraw przechowuje się w referatach i na samodzielnych stanowiskach oraz w archiwum zakładowym.
Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie jednego roku, kompletnymi rocznikami.
Organizację i zakres działania archiwum reguluje  zarządzenie Nr 8/2000 Burmistrza Białej z dnia 18 września 2008r w sprawie wprowadzenia Instrukcji  dot. organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją.

Archiwum Urzędu Stanu Cywilnego:

Prowadzeniem archiwum zajmuje się  Urząd Stanu Cywilnego
Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1986r – Prawo o aktach stanu cywilnego  księgi stanu cywilnego przechowuje się a archiwum urzędu stanu cywilnego. Po upływie 100 lat od zamknięcia księgi aktu stanu cywilnego kierownik USC przekazuje je do Archiwum Państwowego w Opolu.