- Menu BIP
- URZĄD MIEJSKI
- Ewidencje, rejestry, archiwa
Ewidencje, rejestry, archiwa
Ewidencje i rejestry
Udostępnianie danych publicznych zawartych w tych rejestrach, ewidencjach czy archiwum reguluje ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz.1198 z póżn. zm).
Dane zawarte w prowadzonych rejestrach i ewidencjach udostępniane są w siedzibie Urzędu na wniosek zainteresowanego podmiotu w obecności pracownika lub na stronie Biuletynu Informacji Publicznej tut. Urzędu pod adresem www.bip.biala.gmina.pl
Dostęp do informacji może zostać ograniczona ze względu na prywatność osoby fizycznej – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r o ochronie danych osobowych ( Dz.U. z 2002r Nr 101, poz.926 z późn. zm.) oraz ze względu na inne tajemnice prawnie chronione wynikające z przepisów prawa materialnego, np. tajemnica skarbowa, tajemnica aktów stanu cywilnego, tajemnica przedsiębiorcy.
W Urzędzie Miejskim w Białej w referatach i na samodzielnych stanowiskach prowadzone są w szczególności następujące rejestry i ewidencje:
Sekretarz Gminy, pokój nr 17:
- Ewidencja osób zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych
- Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
- Ewidencja osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych
Referat Organizacyjny, pokój nr 13 i 17:
- Rejestr zarządzeń burmistrza jako organu gminy
- Rejestr zarządzeń burmistrza jako kierownika Urzędu
- Rejestr pracowników
- Rejestr wypadków przy pracy
- Ewidencja czasu pracy
- Rejestr pracowników uczestniczących w szkoleniach
- Ewidencja wyjść służbowych
- Ewidencja wyjść prywatnych w godzinach pracy
- Rejestr skarg i wniosków
- Rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw
- Rejestr umów cywilnoprawnych
- Rejestr umów- zleceń
- Rejestr instytucji kultury
- Rejestr wniosków o udostępnienie danych osobowych
- Rejestr interpelacji i wniosków radnych
- Rejestr uchwał Rady Miejskiej
- Rejestr prawa miejscowego
- Rejestr wniosków komisji Rady Miejskiej
Referat Spraw Obywatelskich, pokój nr 14:
- Ewidencja ludności
- Stały rejestr wyborców
- Ewidencja wydanych i utraconych dowodów osobistych
- Rejestr kopert dowodowych
- Rejestr przedpoborowych
- Rejestr poborowych
- Rejestr świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności
Urząd Stanu Cywilnego, pokój nr 11:
- Rejestr urodzeń
- Rejestr małżeństw
- Rejestr zgonów
- Rejestr decyzji administracyjnych w sprawach zmian imion i nazwisk
- Rejestr przyjętych zapewnień do ślubu
- Rejestr wydawanych i przyjętych zaświadczeń do ślubu konkordatowego
Referat finansowy, pokój nr 4, 6, 15, 16 18, 19:
- Rejestr podatników podatków i opłat lokalnych
- Rejestr przypisów i odpisów
- Rejestr zaświadczeń „DE MINIMIS”
- Wykaz podatników korzystających z ulg, umorzeń bądź rozłożenia na raty podatków i opłat lokalnych
- Wykazy osób prawnych i fizycznych, którym udzielono pomocy publicznej
- Rejestr zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe
- Ewidencja dochodów i wydatków budżetowych
- Ewidencja sprzedaży-VAT
- Ewidencja upomnień
- Ewidencja wystawionych tytułów wykonawczych
- Rejestr ubezpieczonych i raporty imienne pracowników RCA
- Ewidencja działalności gospodarczej
- Ewidencja zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych
- Ewidencja innych obiektów w których świadczone są usługi hotelarskie
Referat Gospodarki Komunalnej i Zamówień Publicznych, pokój nr 2, 3, 6:
- Ewidencja umów na odbiór odpadów komunalnych
- Ewidencja przydomowych oczyszczalni ścieków
- Ewidencja zbiorników bezodpływowych
- Ewidencja zezwoleń na wycinkę drzew i krzewów
- Rejestr planów miejscowych
- Rejestr decyzji o warunkach zabudowy
- Rejestr wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego po znaczeniu powiatowym i gminnym
- Rejestr zaświadczeń wydanych na podstawie planu zagospodarowania przestrzennego
- Rejestr decyzji o ustaleniu lokalizacji celu publicznego
- Rejestr decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia
- Publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie
- Ewidencja dróg i mostów
- Gminna ewidencja zabytków
- Ewidencja przyznanych dodatków mieszkaniowych
- Ewidencja budynków komunalnych
- Ewidencja umów najmu na lokale mieszkalne
- Ewidencja umów najmu na lokale użytkowe
Samodzielne Stanowisko do spraw Oświaty, Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Białej, ul. Tysiąclecia 16:
- Ewidencja szkół i placówek niepublicznych
- System Informacji Oświatowej
- Rejestr zaświadczeń komisji egzaminacyjnych o zdaniu egzaminu na stopień nauczyciela mianowanego
Samodzielne Stanowisko do spraw Gospodarki Nieruchomościami, pokój nr 5:
- Rejestr umów dzierżawy gruntów komunalnych
Samodzielne Stanowisko do spraw Informatyki:
- Ewidencja programów i licencji komputerowych
Archiwa
Archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego:
Prowadzeniem archiwum zakładowego zajmuje się Referat Organizacyjny.
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm) akta spraw przechowuje się w referatach i na samodzielnych stanowiskach oraz w archiwum zakładowym.
Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie jednego roku, kompletnymi rocznikami.
Organizację i zakres działania archiwum reguluje zarządzenie Nr 8/2000 Burmistrza Białej z dnia 18 września 2008r w sprawie wprowadzenia Instrukcji dot. organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją.
Archiwum Urzędu Stanu Cywilnego:
Prowadzeniem archiwum zajmuje się Urząd Stanu Cywilnego
Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1986r – Prawo o aktach stanu cywilnego księgi stanu cywilnego przechowuje się a archiwum urzędu stanu cywilnego. Po upływie 100 lat od zamknięcia księgi aktu stanu cywilnego kierownik USC przekazuje je do Archiwum Państwowego w Opolu.