I - ZASADA PRZEJRZYSTOŚCI

 

 

Od miesiąca lipca 2005 r. funkcjonują w Urzędzie Miejskim w Białej karty usług, czyli opisy procedur najczęściej załatwianych spraw przez klientów. Obecnie jest opisanych 71 procedur, ale sukcesywnie będą przygotowywane kolejne karty.

 

Dzięki informacjom zawartym w kartach, mieszkaniec – klient otrzyma precyzyjną i kompletną wiedzę, jak można daną sprawę załatwić. Każda z kart zawiera następujące dane: nazwę usługi, miejsce załatwienia sprawy (nazwę referatu lub stanowiska, imię i nazwisko pracownika załatwiającego sprawę, nr pokoju i telefonu, godziny pracy), wyliczenie wymaganych dokumentów, wysokość i formę ewentualnych opłat, termin załatwienia sprawy, podstawę prawną oraz informację o przysługującym trybie odwoławczym. Ponadto do większości kart zostały opracowane pomocnicze druki wniosków, podań, deklaracji, koniecznych do złożenia w Urzędzie przy załatwianiu sprawy.

 

Mamy nadzieję, że informacje zawarte w kartach usług ułatwią klientom Urzędu dotarcie do właściwego referatu i pracownika.

Mieszkańcy i klienci korzystający z usług świadczonych przez Urząd Miejski w Białej mogą korzystać z kart usług umieszczonych na stronach internetowych Urzędu.

 

Karty w formie drukowanej – papierowej są dostępne bezpośrednio u pracowników załatwiających daną sprawę. Ponadto można je pobrać z półek znajdujących się na korytarzach Urzędu.

 

Zachęcamy mieszkańców do korzystania z kart usług, a wówczas zostanie osiągnięty zakładany cel, tj. polepszenie obsługi klienta oraz zwiększenie efektywności pracy naszego Urzędu.

 

W celu poznania opinii mieszkańców, klientów na temat wprowadzonych kart usług oraz funkcjonowania Urzędu Miejskiego, została opracowana ankieta oceniająca pracę Urzędu: „Jak Urząd Miejski w Białej obsługuje klientów – interesantów?” Ankietę można pobrać ze stron internetowych Urzędu oraz w siedzibie Urzędu - w miejscach ogólniedostępnych /korytarzach/, jak również bezpośrednio u pracowników.

 

 

(zadanie dodatkowe) 

 

 

        W związku z realizacją tego zadana istniejące wcześniej oznakowanie Urzędu wymagało pewnego uzupełnienia. Obecnie, bardziej czytelne i dokładniejsze oznakowanie ma ułatwić klientom naszego Urzędu przy załatwianiu spraw sprawne poruszanie się po budynku oraz pomóc w poszukiwaniu właściwego stanowiska pracy - pomieszczenia biurowego.

        Po wejściu do budynku, na parterze znajduje się duża, czytelna tablica informacyjna z nazwami referatów i stanowiskami pracy, numerami pokoi. Ponadto na parterze, I i II piętrze umieszczono tablice informacyjne o znajdujących się na dolnym poziomie pomieszczeniach biurowych. Na drzwiach umieszczone są numery pokoi. Natomiast na ścianie obok wszystkich drzwi pomieszczeń biurowych znajdują się tabliczki informacyjne z: nazwą referatu czy stanowiska, imieniem i nazwiskiem pracownika danego biura oraz zakresem najważniejszych zadań realizowanych przez pracownika.

        Aby klienci Urzędu mogli wiedzieć z kim mają kontakt załatwiając daną sprawę, wszyscy pracownicy noszą identyfikatory z herbem gminy, nazwą urzędu, imieniem i nazwiskiem oraz określeniem zajmowanego stanowiska.

        W celu zwiększenia dostępu do ogólnodostępnych informacji czy komunikatów Urzędu, zwiększono liczbę tablic ogłoszeniowych na korytarzach budynku.

        Tablice te są oznakowane nazwą referatu bądź zakresem zadań co ułatwia klientom rozpoznanie jakie ogłoszenia są umieszczane na danej tablicy. Wszystkie umieszczane ogłoszenia na tablicach są rejestrowane w rejestrze prowadzonym w Referacie Organizacyjnym Urzędu.

        Celem uregulowania systemu oznakowania wewnętrznego w Urzędzie zostało wydane zarządzenie Burmistrza Białej nr OR.015-13/05 z 12 maja 2005.

 

Przedstawiona poniżej dokumentacja zdjęciowa potwierdza wykonanie zadania.