Zarządzenie Nr OR.120.21.2020 Burmistrza Białej z dnia 03-09-2020 w sprawie czynności kancelaryjnych, obiegu korespondencji w Urzędzie Miejskimw Białej
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2020 r. poz. 713 ) w związku z § 1 ust. 3, § 39 ust. 2 i § 42 ust. 3 załącznika nr 1do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27 poz.140) zarządzam co następuje:
§ 1. W Urzędzie Miejskim w Białej, zwanym dalej „Urzędem” regulacje w zakresie obiegu dokumentów, wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie zawiera Regulamin Organizacyjny Urzędu nadany zarządzeniem Burmistrza Białej – rozdział 8 „ Obieg dokumentów” , tj. § 46 do § 51 oraz niniejsze zarządzenie. § 2. W Urzędzie czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym systemem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu w rozumieniu § 2 pkt 14 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zasad działania archiwów zakładowych. § 3. 1. Pracownik Urzędu na stanowisku ds. organizacyjnym, zwany dalej pracownikiem sekretariatu przyjmując korespondencje wnoszoną do Urzędu w szczególności sprawdza: 1) czy pismo nie jest mylnie skierowane;
2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
W przypadku jakichkolwiek stwierdzonych braków, pracownik czyni stosowna adnotację na piśmie lub załączniku.
2. Kopertę z nienaruszonym znaczkiem pocztowym( stemplem pocztowym) dołącza się do pism:
1) poleconych, ekspresowych, wartościowych, za dowodem doręczenia;
2) dla których istotna jest data nadania ( stempla pocztowego), np. odwołania, skargi;
3) w których brak nadawcy lub daty pisma;
4) załączników nadanych bez pisma przewodniego.
§ 4. System elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) SOD 365 stosowany w Urzędzie wykorzystywany jest jako informatyczne narzędzie wspomagające rejestrację i obieg korespondencji i dokumentów w Urzędzie. § 5. 1. Pracownik Sekretariatu Urzędu, dokonuje elektronicznej rejestracji w systemie SOD 365 korespondencji wpływającej bezpośrednio na stanowisko w formie papierowej czy elektronicznej, dostarczonej w sposób o którym mowa w Regulaminie Organizacyjnym, za zastrzeżeniem § 7 niniejszego zarządzenia. 2. Korespondencję wnoszoną bezpośrednio na poszczególnych stanowiskach pracy w Urzędzie pracownik przyjmujący zobowiązany jest ją przekazać pracownikowi sekretariatu, w celu zarejestrowania w Rejestrze korespondencji przychodzącej i włączenia do obiegu dokumentów w EZD z zastrzeżeniem ust. 3
3. Dopuszcza się odstępstwo od obowiązku określonego w ust. 2 w odniesieniu do korespondencji wymienionej w § 8 ust. 2, która zostaje zarejestrowana w Rejestrze korespondencji przychodzącej przez pracownika merytorycznego, przyjmującego korespondencje na swoim stanowisku pracy i posiadającego stosowne uprawnienia do rejestracji w Rejestrze, wykonującego tzw. „samodekretację”.
4. Pracownicy, o których mowa w ust. 3 są uprawnieni do potwierdzania odbioru korespondencji zaewidencjonowanej w Rejestrze korespondencji przychodzącej.
§ 6. 1. Wpływy adresowane na Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane przez pracownika sekretariatu, z wyłączeniem wpływów: 1) adresowanych imiennie bez wskazania stanowisk służbowego i/lub Urzędu, które przekazuje się adresatom bez dokonywania rejestracji w rejestrze korespondencji wpływającej;
2) korespondencji opatrzonej:
a) klauzulą niejawności,
b) klauzulą „tajemnica skarbowa”;
3) adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego ;
4) adresowanych do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
5) ofert składanych w prowadzonych:
a) postępowaniach przetargowych,
b) naborach na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie ;
c) konkursach na stanowiska kierownicze w jednostkach organizacyjnych gminy,
d) konkursach organizowanych na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie lub innych konkursach;
6) opatrzonych dopiskiem „ do rąk własnych”;
7) kopert z dopiskiem „ oświadczenie majątkowe”;
8) przesyłek wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, chyba że ustalenie adresata możliwe jest jedynie po otwarciu przesyłki.
2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 podlegają elektronicznemu zaewidencjonowaniu w Rejestrze korespondencji przychodzącej a dane wprowadzane do Rejestru są ustalane w oparciu o dane umieszczone na kopercie przesyłki.
3. Na kopercie przesyłki na jej przedniej stronie umieszcza się odcisk pieczątki daty wpływu do Urzędu oraz nr rejestrowy nadany w systemie EZD tj. numer z Rejestru o którym mowa w ust. 2.
§ 7. W systemie SOD 365 i tym samym w Rejestrze przesyłek przychodzących nie są rejestrowane: 1) dokumenty wnoszone do Urzędu Stanu Cywilnego;
2) dokumenty wnoszone z zakresu dowodów osobistych;
3) dokumenty dotyczące zgłoszenia meldunkowego;
4) wydawanie zaświadczeń z zakresu ewidencji ludności;
5) wnioski wprowadzane do systemu Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej ( CEIDG);
6) sprawy pracownicze, dokumenty kadrowe;
7) oferty szkoleniowe;
8) materiały reklamowe;
9) zaproszenia, życzenia, podziękowania i inne pisma o podobnym charakterze;
10) gazety, czasopisma, afisze, ogłoszenia, itp..
§ 8. 1. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego – skanowania korespondencji przychodzącej ze względu na : 1) rozmiar strony większy niż A-3;
2) liczbę stron większą niż 10, w tym przypadku skanowaniu podlega pierwsza strona korespondencji a w rejestrze umieszcza się adnotacje iż dokument nie jest całkowicie zeskanowany;
3) dokumentacja techniczna, - projekty budowlane, mapy;
4) nieczytelna treść;
5) postać lub formę niemożliwą do skanowania.
6) wyłączenie wskazane w ust. 2.
2. Odstępuje się od skanowania wniosków o zwrot podatku VAT zawartego w cenie paliwa.
3. Korespondencja, o której mowa w ust. 1 i 2 podlega ewidencjonowaniu w Rejestrze korespondencji przychodzącej.
§ 9. 1. W odniesieniu do wniesionego dokumentu elektronicznego pracownik sekretariatu dokonuje jego wydruku wraz z UPO – urzędowym poświadczeniem odbioru . 2. Jeżeli dokument elektroniczny został podpisany podpisem elektronicznym, wówczas na pierwszej stronie wydruku należy nanieść pieczątkę o treści: „Podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu …………. Podpis :ważny/nieważny .Sprawdził/a ………….(data i podpis).
§ 10. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniem jaki i Regulaminem Organizacyjnym Urzędu zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. Nr 14, poz.67). § 11. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu do przestrzegania niniejszego zarządzenia. § 12. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Referatu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Białej. § 13. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Biała. § 14. Tracą moc zarządzenia Burmistrza Białej: nr OR.120.3.21011 z dnia 24 stycznia 2011 r.w sprawie wskazania systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Białej oraz nr OR. 120.12.2011 z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie określenia rodzajów przesyłek nie otwieranych w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Białej. § 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.
Zarządzenie Nr OR.120.21.2020 Burmistrza Białej z dnia 03-09-2020 w sprawie czynności kancelaryjnych, obiegu korespondencji w Urzędzie Miejskimw Białej (PDF | 146,60KB)